社宅解約時の原状回復、いくらが妥当？人事が知るべき敷金精算の基準とは

１. 原状回復費用とは？敷金精算の基本をおさらい

社員の転勤や退職に伴って社宅を退去する際、必ず発生するのが「原状回復」と「敷金精算」です。これらは企業人事としても避けて通れない重要な業務であり、対応次第では社員との信頼関係や会社の支出に大きな影響を及ぼします。

まず「原状回復費用」とは、入居時の状態に戻すために必要な修繕費用のことを指します。ただし、「すべてを元通りに戻す」わけではありません。経年劣化や通常の使用による損耗については、借主に原状回復義務はなく、費用負担の対象とはならないのが原則です。

一方、「敷金」は入居時に預けた保証金であり、原状回復費用や未払い家賃などに充当された残りが返金されます。つまり、原状回復費用が過大であれば、敷金返還額は減少し、最悪の場合は社員個人が追加負担を求められることもあるため、会社としてもその妥当性を把握しておくことが重要です。

2. 国のガイドラインに見る「妥当な費用負担」の判断基準

原状回復の費用負担については、国土交通省が発行する「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」が基準となっています。これは全国の賃貸借契約に関する実務や裁判例をもとに整理された内容で、企業が社宅対応を行ううえでも参考にすべき公的基準です。

このガイドラインでは、原状回復費の負担範囲を明確に次のように定めています。

【借主の負担とならない例】

• 日照や通風によるクロスの変色
• 家具設置による床の凹みや跡
• 経年劣化による設備の傷みや汚れ

【借主の負担となる例】

• タバコのヤニ汚れや臭い
• ペットによる傷や汚れ
• 故意、過失による破損（壁の穴、ガラスの破損など）

企業が契約者となっている社宅でも、このガイドラインの考え方は適用されます。社員に転居後の敷金トラブルや不満が残らないよう、事前に「通常損耗」と「借主責任」の線引きを把握しておくことが不可欠です。

なお、国交省のガイドライン全文は以下より閲覧可能です。
⇒原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（国土交通省）

3. よくあるトラブル事例と企業が被るリスクとは

社宅の原状回復や敷金精算をめぐるトラブルは、企業にとって「見えにくい損失」を招くことがあります。人事が正しく対応できていないと、社員との信頼関係を損ねたり、不要な支出が発生したりする可能性があります。

【よくあるトラブル事例】

• 過剰請求に社員が不満を抱くケース

  社員退去後、不動産会社から数十万円単位の修繕費を請求され、「こんなに払うとは聞いていない」と社員が反発。最終的に会社が全額を肩代わりする事態に。

• 敷金精算が遅延し、社員から問い合わせが殺到

  オーナーや管理会社の対応が遅く、数か月たっても敷金が返金されず、社員が不安と不信感を募らせる。

• 入居時の状態を記録しておらず、責任の所在が曖昧に

  入退去時のチェックリストや写真がなく、原状の証拠が不十分。結果として、社員・貸主・会社の三者間でのトラブルに発展。

【企業が被る3つのリスク】

• コスト増加：不要な修繕費を支払わされる
• 社員満足度の低下：転勤や退職時の印象悪化
• 担当者の工数増大：トラブル対応に追われて本来の業務が後回しに

これらはすべて、「あいまいな運用」や「事前準備不足」から生まれます。人事部門として、再発防止のためにも明確なルール作りと信頼できる不動産会社との連携が欠かせません。

4. 人事として押さえるべき対応の流れと確認ポイント

社宅の解約時にスムーズかつ公正な敷金精算を行うには、人事が一定のプロセスを押さえておく必要があります。以下は、実務上の基本的な対応フローとチェックポイントです。

【対応の流れ】

• 退去日の決定と通知

  社員から退去の連絡を受けたら、オーナー・管理会社に速やかに通知し、立ち合い日程を調整します。

• 入居時の状態と契約書の確認

  原状回復の判断材料となる「入居時の写真」「設備チェックリスト」や、「契約書における原状回復条項」の内容を事前に確認しておきましょう。

• 退去立ち合いと記録の取得

  できれば人事または不動産会社の担当者も立ち会い、室内の状態を写真・動画で記録。修繕が必要な箇所があれば、その場で説明を受けることが望ましいです。

• 見積書の確認と妥当性の精査

  管理会社やオーナーから提出される原状回復費用の見積もりについて、ガイドラインに照らして「経年劣化」や「通常損耗」が含まれていないかを精査します。必要であれば交渉を行います。

• 敷金精算書の確認と返金処理

  社員が個人契約していた場合は本人への返金、法人契約で敷金を会社が支払っていた場合は会社に返金されるかを確認。精算内容の書面保存も重要です。

【チェックポイント】

• 入退去の状態を写真で記録しているか？
• 契約書の「原状回復」条項に不利な条件はないか？
• 費用の妥当性を社内で判断できる体制はあるか？

事前準備と定型化された手順を持っておくことで、社員にも企業にも負担の少ない運用が可能になります。

5. 信頼できる不動産会社との連携がカギを握る理由

原状回復や敷金精算の問題を未然に防ぐには、「社宅対応に強い不動産会社」との継続的な連携が不可欠です。人事担当者がすべての賃貸物件に対応しきるのは現実的ではないため、信頼できるパートナーの存在が効率とトラブル回避の両面で大きな支えとなります。

【不動産会社と連携する3つのメリット】

• 専門的な視点での判断が可能に

  「これは経年劣化か」「借主責任か」など、ガイドラインに基づいた適正な判断を不動産の専門家が行ってくれるため、過剰請求の防止につながります。

• 対応のスピードと正確性が向上

  社宅の退去時期にあわせた立ち会いや修繕、精算処理などがスムーズに進行し、社員の不安や手間を軽減できます。

• 社員との信頼構築にもつながる

  「社宅の対応が丁寧だった」「トラブルがなかった」と社員が感じれば、企業全体への信頼感にもつながります。これは、転勤をためらう心理的ハードルを下げる効果も期待できます。

【どんな不動産会社を選ぶべきか？】

• 法人契約の実績が豊富である
• 原状回復ガイドラインに準拠した運用をしている
• 明朗な費用説明と柔軟な対応ができる
• 退去立ち会いから敷金精算までの一括対応が可能

このようなパートナーと連携することで、人事担当者は煩雑なやり取りから解放され、本来の業務に集中できる環境が整います。結果として、社宅管理の質が向上し、社員満足度と企業の信用も高まる好循環が生まれます。